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农发行本溪市分行“四个抓手”提升档案精细化管理水平

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农发行本溪市分行高度重视档案管理基础性工作,切实抓好各项制度办法的贯彻落实,严格按照文书档案、信贷档案、会计档案相关制度规定进行档案管理,确保各项档案收集整理及时、分类管理规范、借阅查找便捷,进一步提高档案管理精细化水平。

抓组织,确保档案管理基础“牢”。一是档案管理“软件”配备到位。加强组织领导,明确“一把手”负主要责任,各部门配备兼职档案管理员,强化档案整理的把关与复核工作,切实保障档案管理工作有条不紊。二是档案管理“硬件”设施标准化。配备档案保管专用库房,确保门窗坚固、位置适当,不潮湿、不漏雨,备有温度计、灭火器、设备维持档案室适宜状态,并定期巡查档案室,确保纸质档案资料保管零安全隐患。

抓细节,确保档案资料收集“全”。一是严格制度落实。按照全宗卷、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案等各类专业档案管理制度要求,做到档案资料收集按时保质、严谨合规、安全齐整,提升档案精细化管理水平。二是注重细节把控。全行应归档资料数量大、分类多、专业性强,是一项长期系统性工作,强化“事前管理”意识,在日常工作中注重将应归档资料收集完整、归类及时,将短时高强度的档案整理工作压力合理分配。

抓留痕,确保档案复核校对“准”。一是档案资料收录“留痕”。及时将纸质档案录入AMS数字档案管理系统,制作各类专业档案移交清单,确保部门兼职档案员和办公室综合档案员及监交人手写签字,便于追溯档案收集管理职责。二是档案借阅管理“留痕”。建立《档案借阅管理登记簿》,做到查阅登记手续齐备,明确查阅方式及查阅内容,确保经审批人同意,使得档案借阅管理有序有效。

抓素质,确保档案人员水平“专”。一是强化“岗中”提技。要求档案管理人员认真落实有关档案管理规范的具体要求,明确岗位职责,加强档案管理的岗位训练,提升技能水平。二是充分利用“传帮带”的模式,选派优秀档案管理人员为新接手档案管理的员工传授经验、讲授方法,通过上好档案管理第一课,为档案管理人员树立良好的工作习惯、科学的工作方法,进一步助推全行档案管理工作流程化、标准化。

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